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Vous avez réalisé une prestation ou vendu des marchandises à un client qui ne vous a toujours pas payé alors même que la facture a bien été émise et qu’elle est arrivée à son terme ?
Pour obtenir le paiement le plus rapidement possible, vous allez devoir procéder au recouvrement de cette facture. La première étape consiste ainsi à respecter la phase de recouvrement amiable dont les deux mesures principales sont l’envoi d’une lettre de relance au client et l’envoi d’une mise en demeure.
Que faire avant d’envoyer cette lettre de relance de facture impayée ? Quelles sont les mentions de la lettre de relance ? Que faire après l’envoi de la lettre de relance ? On vous explique.
Que faire avant d’envoyer une lettre de relance de facture ?
Avant de procéder à l’envoi d’une lettre de relance de facture, il est conseillé de suivre les étapes de relance de facture impayée plus informelles comme la rencontre physique ou encore l’appel téléphonique.
Si le client a simplement oublié de payer la facture, le fait de procéder à des relances informelles avant d’envoyer une lettre de relance pour facture impayée vous évite de le vexer. En d’autres termes, cela vous permet de préserver vos relations commerciales.
Sachez qu’il existe un compromis entre ces relances très informelles et l’envoi d’un courrier. En effet, vous pouvez décider de procéder à une relance de facture impayée par mail.
L’envoi d’une lettre de relance de facture impayée
Tout comme l’appel téléphonique ou l’envoi d’un mail, l’envoi d’une lettre de relance de facture au client n’est pas une obligation dans la procédure de recouvrement. Il s’agit d’une recommandation pour garder de bonnes relations avec votre client et vous permettre de vous constituer un dossier solide en cas d’intervention d’un juge dans la procédure de recouvrement.
La lettre de demande de paiement d’une facture contient :
- le numéro de la facture impayée ;
- la date à laquelle la facture était échue ;
- le montant de la créance ;
- l’origine de la créance (prestation de service, achat de matériel, etc).
Dès lors que la facture est arrivée à son terme, le client est en retard de paiement. De fait, le client est censé vous verser des intérêts de retard. Vous pouvez donc préciser dans votre lettre de relance de facture impayée le montant des intérêts de retard dus.
Que faire après l’envoi de la lettre de relance de facture au client ?
Après l’envoi de la lettre de relance de facture au client, il y a 3 options :
- Le client vous paye : bonne nouvelle, la procédure s’arrête ici.
- Le client ne vous paye pas et vous décidez d’envoyer une 2ème lettre de relance, on parle également de lettre d’avertissement. Il ne s’agit pas d’une obligation, vous pouvez décider de choisir la troisième option et d’envoyer directement une mise en demeure de payer.
- Le client ne vous paye pas et vous décidez d’envoyer une mise en demeure de payer. Cette étape est obligatoire pour poursuivre la procédure de recouvrement.
Modèle de lettre de relance de facture impayée
Si vous avez besoin d’un exemple de lettre de relance pour facture impayée, et plus précisément d’une 1ʳᵉ relance, voici un modèle dont vous pouvez vous inspirer :
“[Nom de votre entreprise]
[Adresse de votre entreprise]
[Code postal – Ville]
[Téléphone – Mail]
N° SIRET : [XXX XXX XXX]
[Nom du client ou de l’entreprise du client]
[Adresse du client]
[Code postal – Ville]
Objet : Rappel de paiement – Facture n°[Numéro de la facture]
Pièce jointe : Copie de la facture n°[Numéro de la facture]
[Ville], le [Date]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture n°[Numéro de la facture], émise le [Date de la facture], pour un montant de [Montant de la facture] euros. Cette facture étant arrivée à échéance le [Date d’échéance], nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement dans les plus brefs délais.
Vous trouverez en pièce jointe une copie de la facture concernée. Si le paiement a déjà été effectué, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou précision. Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Votre nom et prénom]
[Signature]”.
N’hésitez pas à adapter le ton de ce modèle de lettre de relance de facture en fonction du contexte.
Vous savez à présent tout sur la lettre de relance de facture impayée. Lorsqu’elle est rédigée avec soin, elle vous permet de rappeler à votre client ses obligations tout en préservant la relation commerciale que vous entretenez avec lui.
