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- Qu’est-ce qu’une 1ère relance de facture impayée ?
- Pourquoi envoyer une première lettre de relance de facture impayée ?
- Comment faire une 1ère relance de facture impayée ?
- 1ère relance de facture impayée : quel délai à respecter ?
- Que faire si votre 1ère relance de facture impayée reste sans réponse ?
- Comment faire pour limiter les factures impayées ?
Avez-vous choisi de recouvrer vos créances en entamant une procédure amiable de factures impayées ? Dans ce cas, vous devez commencer par envoyer une 1ère relance de facture impayée à votre client.
Quelle est l’utilité d’envoyer une première relance de facture impayée ? Quel modèle utiliser ? Quels sont les recours que vous avez si votre client ne s’exécute pas après cette relance ? On vous explique tout.
Qu’est-ce qu’une 1ère relance de facture impayée ?
Une 1ère relance de facture impayée est un appel ou un courrier avertissant un client qu’une facture émise à son nom n’a pas été réglée. Autrement dit, vous informez le client que le délai de paiement de la facture a expiré et que vous souhaitez être payé dans les plus brefs délais.
En effet, toutes les entreprises doivent produire des factures respectant les lois françaises et européennes. Les normes exigent des mentions obligatoires dans les factures, telle que la durée de paiement, qui est en principe de 30 jours. Si le client ne règle pas la facture dans le délai imparti, alors elle est considérée comme une facture impayée.
Plusieurs raisons peuvent expliquer le non-paiement d’une facture. Le plus souvent, une facture impayée résulte d’un oubli du client. Mais il peut aussi s’agir d’une erreur comptable ou d’une perte de facture. Dans d’autres cas, une facture impayée peut être la conséquence de la mauvaise foi du client. Ce dernier peut volontairement organiser son insolvabilité ou retarder le paiement de factures pour conserver sa trésorerie.
Pourquoi envoyer une première lettre de relance de facture impayée ?
La 1ère de relance de facture impayée constitue la première étape de la procédure de recouvrement amiable des créances. En cas d’oubli de paiement, elle peut débloquer rapidement la situation en avertissant le client. De plus, la 1ère de relance de facture impayée fructueuse permet de conserver de bonnes relations commerciales, car il n’est pas nécessaire de passer par une mise en demeure ou une procédure judiciaire de recouvrement.
Dans l’hypothèse ou un recouvrement judiciaire des créances s’avère nécessaire, une 1ère relance de facture impayée permet d’attester de votre bonne foi devant le juge. Une lettre de relance constitue la preuve que vous avez entrepris toutes les démarches amiables pour obtenir le règlement de la créance.
Même si la 1ère relance de facture impayée est facultative, elle demeure très utile, car elle n’est pas onéreuse. De plus, elle vous permet de gagner du temps si le client s’exécute directement après réception de la 1ère relance.
Comment faire une 1ère relance de facture impayée ?
Tout d’abord, vous pouvez faire une 1ère relance de facture impayée par mail ou bien par téléphone. Il ne s’agit pas d’une relance formelle, mais d’un premier contact avec le client pour lui rappeler son obligation de paiement. Il est donc important d’être courtois. S’il s’avère que le client a oublié son obligation, ce premier contact permettra rapidement de régler la facture. Si le retard de paiement est dû à d’autres raisons, alors la prise de contact permettra d’engager un dialogue.
Si vous n’obtenez pas de réponse de la part de votre client, alors vous pouvez lui envoyer une lettre de relance pour facture impayée. Bien entendu, il est vivement recommandé de rédiger une lettre de relance courtoise. De plus, cette lettre doit contenir certaines informations :
- l’objet de la lettre de relance ;
- le nom et l’adresse de votre entreprise ;
- le nom et l’adresse du client ;
- la date et le numéro de la facture impayée ;
- le montant à régler de la facture ;
- les éventuelles pénalités de retard de paiement ;
- le délai pour payer le montant de la facture.
La première lettre de relance peut être écrite, mais il est tout à fait possible d’envoyer une lettre de relance par mail.
À noter : vous pouvez trouver en ligne de nombreux modèles de lettre de relance qui conviennent parfaitement pour une 1ère relance de facture impayée.
1ère relance de facture impayée : quel délai à respecter ?
Il n’y a pas de délai à respecter pour effectuer votre 1ère relance de facture impayée. Tout dépend de la relation que vous entretenez avec vos clients, et ou de la somme de la facture. Il est toutefois recommandé d’effectuer la 1ère relance de facture impayée le plus rapidement possible. Généralement, celle-ci se fait entre 3 à 7 jours après la date d’échéance. Une relance rapide mais courtoise témoigne de votre professionnalisme, tout en évitant que la situation ne s’enlise.
Si la facture n’a toujours pas été réglée, il est courant d’effectuer une 2ème relance de facture impayée par mail ou par courriel papier entre 10 à 15 jours après la date d’échéance. Si vous le souhaitez, vous pouvez même effectuer une 3ème relance de facture impayée par mail ou par courrier papier.
Enfin, si vous n’obtenez aucune réponse après cette deuxième relance, alors il est d’usage d’envoyer une lettre de mise en demeure 30 jours après la date d’échéance.
Pour rappel, le délai de prescription pour agir en justice en cas de facture impayée est de deux ans pour les factures avec un particulier, et de cinq ans pour les factures avec un professionnel.
Que faire si votre 1ère relance de facture impayée reste sans réponse ?
Il est possible d’effectuer jusqu’à 3 relances pour facture impayée. Mais si malgré les relances, vous ne parvenez pas à obtenir le paiement de votre facture, alors il faudra engager une procédure judiciaire de recouvrement.
Avant cela, il faudra entériner la phase amiable de recouvrement en envoyant une lettre de mise en demeure. C’est un courrier formel dans lequel vous demandez au débiteur de régler sa dette. Il peut s’agir d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou d’une lettre envoyée au débiteur par voie d’huissier. La lettre de mise en demeure constitue finalement la dernière relance avant le contentieux.
Enfin, si malgré la lettre de mise en demeure, vous n’avez aucune réponse, alors vous disposez de plusieurs recours judiciaires :
- la procédure d’injonction de payer ;
- le référé-provision ;
- l’assignation en paiement.
Le recours judiciaire permet d’obtenir un titre exécutoire et donc de forcer le client à régler sa facture impayée.
Comment faire pour limiter les factures impayées ?
Pour limiter les factures impayées, il est primordial de mettre en place un processus efficace de relance. En effet, il est recommandé d’anticiper les impayés avec une relance préventive. Autrement dit, il s’agit d’envoyer une relance de paiement avec la date d’échéance. Le message doit tout simplement mentionner que cette dernière est proche. De même, vous pouvez joindre à ce message les informations sur les modalités de paiement, les informations liées à votre compte bancaire et le détail de la facture.
En outre, il est aussi possible d’automatiser le processus de relance des factures afin de maximiser vos chances d’être payé. Il est donc possible de programmer des relances automatiques de paiement à des intervalles différents, selon les jours de retard.
Aussi, vous pouvez utiliser un processus centralisé de facturation afin de connaître en un coup d’œil quel client n’a pas réglé ses factures, et quelles relances ont déjà été effectuées.
