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La gestion des factures impayées est le quotidien de nombreux entrepreneurs. Il est donc essentiel de connaître la procédure de recouvrement à respecter pour obtenir le paiement de vos factures le plus rapidement possible.
Mais alors, quelles sont les étapes à respecter avant d’envoyer cette seconde lettre de relance ? Quel est le modèle type de 2ème lettre de relance pour facture impayée ? Que faire si, même après l’envoi de cette lettre, le débiteur ne s’exécute pas ? On vous explique.
Mini-sommaire :
- La 2ème lettre de relance pour facture impayée : est-ce obligatoire ?
- Quand envoyer sa deuxième lettre de relance ?
- Comment rédiger la 2ème lettre de relance de facture impayée ?
- Modèle gratuit de 2ème lettre de relance pour facture impayée
- Que faire en cas d’échec de la 2ème lettre de relance ?
La 2ème lettre de relance pour facture impayée : est-ce obligatoire ?
La 2ème lettre de relance pour facture impayée n’est pas une étape obligatoire pour le créancier qui souhaite obtenir le paiement de sa créance.
Cependant, cette phrase de recouvrement amiable reste fortement recommandée pour plusieurs raisons :
- cela permet d’éviter un procès pouvant s’avérer être très long et coûteux ;
- d’éviter une possible condamnation ;
- de garder une bonne relation commerciale avec son client.
Quand envoyer sa deuxième lettre de relance ?
D’une manière générale, avant de faire intervenir les juges pour obtenir le paiement d’une facture, il est recommandé de suivre ce que l’on appelle la phase de recouvrement amiable.
Alors, comment obtenir le paiement de factures impayées ? Le recouvrement amiable offre une solution rapide et à moindre coût permettant de garder de bonnes relations avec son client.
La deuxième lettre de relance fait suite aux étapes suivantes :
- l’envoi d’une première relance facture impayée en 1er rappel au client ;
- des appels téléphoniques pour rappeler au client l’existence de la facture impayée.
Si ces étapes sont restées sans effet, l’envoi d’une nouvelle lettre de relance pour facture impayée représente un 2ème rappel. La relance de facture impayée peut être un 2ème rappel par mail ou par courrier.
Cependant, cette lettre de relance de facture impayée comme 2ème relance ne peut être faite que sous certaines conditions : si la créance existe toujours, qu’elle est toujours liquide, et toujours exigible.
La lettre de relance de facture impayée est une 2ème relance avant mise en demeure. En effet, la mise en demeure de facture impayée marque la fin de la procédure amiable.
Toutefois, gardez en tête que les relances amiables de factures impayées ne sont jamais obligatoires ! En pratique, elles sont utilisées principalement dans l’optique de conserver de bonnes relations avec le client.
Comment rédiger la 2ème lettre de relance de facture impayée ?
Votre 2ème lettre de relance peut ressembler à celle précédemment envoyée. Le modèle sera différent selon que vous effectuez cette 2ème relance de facture impayée par mail ou par courrier. Tout de même, quelques éléments sont à ne pas oublier au sein de votre lettre :
- l’identité du créancier ;
- l’adresse exacte du débiteur ;
- le numéro et la date de la facture impayée ;
- le montant de la facture ;
- la date d’échéance de la facture concernée ;
- une demande de paiement dans les plus brefs délais.
Attention : n’oubliez pas de joindre à cette lettre une copie de votre première lettre de relance ainsi que de la facture concernée.
Modèle gratuit de 2ème lettre de relance pour facture impayée
Vous trouverez ci-dessous notre modèle gratuit de 2ème relance de facture impayée. Il est aussi possible de trouver des modèles de lettres de relance facture impayée “2ème relance” en PDF, à télécharger.
Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal – Ville
Téléphone – Mail
N° Siret (XXX XXX XXX)
Nom de votre client / nom de l’entreprise de votre client
Adresse de votre client
Code postal – Ville
Objet : Lettre de relance n°2 pour la facture n°(Numéro de la facture)
PJ : Photocopie de la facture n°(Numéro de la facture) + Photocopie de la lettre de relance n°1
(Ville), le (Date)
Madame / Monsieur,
Par courrier en date du (Date de la 1ère relance), nous vous avions demandé de procéder au paiement de la facture n°(Numéro de la facture) d’un montant de (Montant de la facture).
Sauf erreur de notre part, nous sommes au regret de constater que nous n’avons à ce jour toujours pas reçu le paiement de ladite facture. Nous vous demandons donc de bien vouloir procéder immédiatement à son règlement.
Vous trouverez en pièce jointe de ce courrier une photocopie de la facture et de la première lettre de relance qui vous a été adressée.
Veuillez ne pas tenir compte de cette lettre si votre règlement nous a été adressé avant la réception de courrier.
Nous restons à votre disposition dans l’hypothèse d’éventuelles questions. Nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’assurance de nos salutations les meilleures.
Signature
Votre nom et votre prénom
Que faire en cas d’échec de la 2ème lettre de relance ?
Si malgré l’envoi de cette deuxième lettre de relance, la facture reste impayée, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Envoyer une 3ème lettre de relance : vous pouvez décider de poursuivre la phase de recouvrement amiable en envoyant une 3ème lettre de relance de facture impayée avant mise en demeure. En pratique, il est assez rare d’aller jusqu’à la 3ème lettre de relance, mais cela peut être utile, notamment si vous rencontrez une situation d’impayé avec un client de longue date. Cette 3ème relance de facture impayée peut être faite par mail.
- Envoyer une mise en demeure de facture impayée : vous pouvez également décider de mettre un terme à la phase amiable en envoyant une mise en demeure de payer. Ainsi, si cette dernière reste sans réponse, vous aurez la possibilité de saisir les juges, notamment pour obtenir une ordonnance en injonction de payer et demander l’exécution forcée.
Si vous rencontrez actuellement des difficultés pour obtenir le paiement de vos factures, sachez qu’il existe des solutions de recouvrement de créance en ligne.
